Einige Firmen sind zu einem Eintrag ins Handelsregister verpflichtet. Das bedeutet daher, dass einige Unternehmen erst mit dem Handelsregistereintrag entstehen. Darüber hinaus können sich aber auch Firmen, die nicht zur Eintragung verpflichtet sind, freiwillig registrieren lassen. Zudem fallen Gebühren für den Handelsregistereintrag an.
Eine Eintragung erfolgt in der Regel auf eigenständigen Antrag beim zuständigen Registergericht. Darüber hinaus ist für die Eintragung ein Notar notwendig, der den Antrag an das örtliche Amtsgericht weiterleitet. Zudem überprüft er auch, ob der Antrag inhaltlich richtig, sowie vollständig ist. Der Umfang der einzureichenden Unterlagen ist hierbei abhängig von der Rechtsform des jeweiligen Unternehmens. Zuletzt erhält man durch den Handelsregistereintrag eine Handelsregisternummer, die anderen das Auffinden bestimmter Informationen erleichtert.
Nach etwa zwei bis drei Wochen erfolgt die Veröffentlichung in den Medien. Die Handelsregistereintragung erfolgt jedoch nicht nur nach Gründung einer Firma, sondern auch bei wichtigen Veränderungen, wie die Erteilung einer Prokura oder die Verlegung des Firmensitzes.
Für die Eintragung ins Handelsregister ist daher in jedem Fall ein Notar erforderlich. Das sieht man auch daran, dass bei bestimmten Gesellschaftsformen, zum Beispiel bei der GmbH, bei der Gründung ein Gesellschaftsvertrag erstellt werden muss. Da dieser bei der Eintragung ebenfalls vorgelegt werden und von einem Notar beurkundet sein muss, ist dieser unabdingbar, um einen Handelsregistereintrag durchzuführen.
Zweck der Eintragung ins Handelsregister ist insbesondere der Umstand, dass sie für Transparenz im Geschäftsverkehr sorgt und möglichen Vertragspartnern die Einholung wichtiger Informationen ermöglicht. Der Handelsregistereintrag kann somit in der Wirtschaft sehr nützlich sein. Mit der Erfassung unterwirft sich die jeweilige Firma den Regelungen des Handelsgesetzbuchs (HGB).
Grundsätzlich werden im Handelsregister Daten und Fakten von Unternehmen gesammelt. Darin enthalten sind insbesondere Informationen darüber:
- in welcher Rechtsform das Unternehmen geführt wird
- wo das Unternehmen seinen Firmensitz und Zweigniederlassungen hat
- die Geschäftsführer, Inhaber oder Gesellschafter
- die Höhe der Kapitaleinlagen
- die Vertretungsbefugnis, d.h. wer das Unternehmen nach außen und innen vertreten darf
- und ob eine Insolvenz, also eine Gesellschaftsauflösung oder Geschäftsschließung vorliegt
In der Regel braucht jede Firma einen Handelsregistereintrag, die gewerblich tätig ist und einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert. Es sind jedoch auch Ausnahmen von diesem Grundsatz denkbar.
So müssen sich beispielsweise Freiberufler oder Kleingewerbebetreiber nicht zwingend ins Handelsregister eintragen lassen. Jedoch steht ihnen diese Möglichkeit dennoch offen. Auch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) unterliegt keiner Registrierungspflicht.
Hierbei kann die Eintragung für die Kleingewerbetreibenden, die sich freiwillig registrieren lassen, nachteilig sein. Sie unterliegen dann nämlich der Bilanzierungspflicht mit doppelter Buchführung. Sinnvoll erscheint eine Registrierung dennoch, wenn
- eine Buchhaltung notwendig ist,
- das Unternehmen überregional tätig ist,
- Geschäftsräume angemietet wurden,
- Mitarbeiter/innen beschäftigt werden,
- hohe Umsätze generiert werden oder
- Fremdfinanzierung gebraucht wird.
Demgegenüber müssen sich alle anderen Gesellschaftsformen, wie Offene Handelsgesellschaften (OHG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaften (AG) sowie Kaufleute, eintragen lassen.
Mit Eintrag ins Handelsregister wird man automatisch Kaufmann bzw. Kauffrau. Das bringt vor allem Vorteile im Geschäftsverkehr, denn Handelsregisterauszüge weisen auf die Seriosität von Betrieben hin. Auch wenn man zum Beispiel ein Geschäftskonto eröffnen möchte, dienen Handelsregisterauszüge als Grundlage für Banken.
Die Kosten der Eintragung ins Handelsregister sind abhängig von der jeweiligen Firma. Ein Einzelunternehmen muss daher mit bis zu 200 Euro Gebühren rechnen, für Personengesellschaften können demgegenüber 300 bis 700 Euro Kosten anfallen. Dies hängt vom Betriebsvermögen und der Anzahl der einzutragenden Gesellschafter ab.